Zapewne zdarzyło się Państwu, że w czasie świątecznych porządków lub remontu wyciągnęliście Państwo różnego typu dokumenty z zakamarków szaf i szafek i zapragnęliście je uporządkować, a najlepiej wyrzucić te, które się, w Państwa ocenie, już do niczego nie przydadzą.

Rodzi się pytanie, które dokumenty powinno się pozostawić, a które można usunąć.

Niestety moja praktyka zawodowa wskazuje, że im więcej dokumentów pozostawia się, tym lepiej.  Oczywiście nie namawiam Państwa abyście trzymali wszystko, ale zachęcam Państwa do zastanowienia się nad każdym dokumentem przed jego ostatecznym usunięciem. Możecie „odchudzić” Państwo swoje zbiory dokumentów wyrzucając koperty, a zostawiając jedynie pisma, które w nich przyszły.

Na poparcie mojego stanowiska wskażę przykładowe sytuacje, w których stare dokumenty mogą zostać wykorzystane:

1) postępowania o zasiedzenie nieruchomości, np. dokumenty dotyczące posadowienia budynków, remontów, nakazy płatnicze podatków z dowodami wpłat, dokumenty dotyczące ubezpieczenia nieruchomości.

W postępowaniach o zasiedzenie nieruchomości Sąd często ocenia stany faktyczne sprzed 20, 30 lub więcej lat. Tym samym wszelkie dokumenty, które pozwalają ustalić osobę posiadacza samoistnego w okresie niezbędnym do zasiedzenia, który wynosi obecnie 20 (w dobrej wierze) lub 30 lat (w złej wierze), mogą być przydatne.

2) postępowania w przedmiocie ustalenia stażu pracy lub wysokości kapitału początkowego, np. paski wynagrodzeń, umowy o pracę, aneksy do umów, czy deklaracje podatkowe wystawione przez pracodawców.

Problem  jest częsty z uwagi na konieczność ustalenia łącznego stażu pracy lub wysokości kapitału początkowego po wielu latach od daty ustania zatrudnienia u byłych pracodawców. Niestety często dokumentacja osobowa lub płacowa, w oparciu o którą można dokonać ustaleń, została zgodnie z prawem zniszczona przez pracodawców lub utracona w wyniku zdarzeń typu pożar lub zalanie. Zachowane paski wynagrodzeń, umowy o pracę, aneksy do umów, czy deklaracje podatkowe wystawione przez pracodawców pozwalają wtedy ustalić zarówno okres zatrudnienia, jak i wysokość uzyskiwanego wynagrodzenia.

3) postępowania dotyczące niespłaconych zobowiązań, np. pokwitowania spłat rat długu.

Zdarzają się przypadki, że spłacone zobowiązania zostają odsprzedane przez pożyczkodawców (np. banki) firmom windykacyjnym, które następnie egzekwują te długi. Często są to długi przedawnione, a więc wystarczającym jest powołanie się w procesie na zarzut przedawnienia. Gdy nie doszło jeszcze do etapu sądowego, a jedynie są Państwo niepokojeni wezwaniami do zapłaty, można przedstawić wierzycielowi (firmie windykacyjnej) pokwitowania spłaty długu. Jeśli spłat dokonywaliście Państwo sumiennie i na czas, i w konsekwencji spłaciliście swoje zobowiązanie w całości, takie dowody powinny zostać przez wierzyciela uwzględnione i skutkować odstąpieniem od dochodzenia bezpodstawnych roszczeń. Proszę nigdy nie bagatelizować sprawy sądowej, nawet jeśli uważacie Państwo, że nie jesteście dłużnikami, bo spełniliście swoje zobowiązanie. Wtedy, tym bardziej, powinniście Państwo uczestniczyć w procesie i przedstawić dowody na spłatę zadłużenia aby uniknąć egzekucji komorniczej i powtórnej spłaty już spłaconego zobowiązania.

Po spłacie zobowiązania (długu) warto wystąpić do pożyczkodawcy o wystawienie zaświadczenia o spłacie zadłużenia.

Z przykrością stwierdzić należy, że zdarzają się nieuczciwi pracownicy instytucji finansowych, u których Państwo dokonujecie wpłat rat i pieniądze, mimo wydania pokwitowania, nie trafiają na rachunek pożyczkodawcy.

Zaświadczenie o spłacie zadłużenia pozwoli Państwu spać spokojnie, gdyż nie padliście ofiarą oszusta. Niewystawienie przez pożyczkodawcę zaświadczenia, mimo że w Państwa ocenie spłaciliście zobowiązanie, może być dla Państwa sygnałem, że pomyliliście się w spłacie zobowiązania i nie spłaciliście go w całości, albo że wystąpiły nieprawidłowości w sposobie spłaty, które powinniście Państwo wyjaśnić, a w razie potrzeby wszcząć odpowiednie procedury prawne.

Życzę Państwu aby opisane powyżej problemy nie stały się Państwa udziałem oraz by w razie zaistnienia takiej potrzeby znaleźli Państwo w swoich zasobach odpowiedni dokument.